効果的な会議の進め方【第60回】

会議シーンビジネス一般

会議、本当に多いですよね。最近はTeamsやZoomを利用したリモート会議も増えているので、1日に会議が8つもある、なんていう日も少なくなりありません。今回は、この会議を効率的に行うためにはどうすれば良いのかについて、投稿したいと思います。ある本の話ではサラリーマンの生涯会議参加時間は3万時間とのこと。。。え、3万時間を8時間で割って、年間就業日数の260日で割ると、なんと14.4年間!会社は会議に給料を出してる感じですね。(営業の移動している時間もすごいですが)この貴重な会議を効率的に行うにはどうすれば良いのか?ヒントになるとなによりです。

効率的な会議進行

会議の種類とは

私は営業マネージャー時代、会議が嫌いで原則、定期的な会議を一切しませんでした。商談の状況はSFA日ごろのほうれんそうで対処できるし、課題についてはそれこそ発生した瞬間に関係者で集まれば良いと思っていました。
まぁ、営業の組織は部レベルで15人、本部レベルでも70人くらいで、しかも営業の場合は全員が同じ目的に向かって業務をしているのでそれでよかったのかもしれません。
しかし、販売推進商品企画アフターセールスなど、いろいろな部門とまたがって業務をしているといると、部門間の意思疎通や報告のためだけでも会議を行う必要があり、すっかり会議人間になってしまいました。

一口に会議といってもいろいろなものがあります。私は以下5種類に会議を分類して考えています。このセグメント分けはいろいろな見方があるので参考程度に見て下さい。

会議の分類(例)

(1)情報共有会議は、どの会社でも最も行われている報告事項や上位会議の内容共有を目的とした会議です。定期的(特に月次)で行われることが多く、会議を減らす際はこの手の会議を減らしていく必要があります。

(2)課題解決会議も、頻繁に行われる会議です。プロジェクト形式であれば定期的(月次)に行なわれるものもありますし、迅速な問題解決のために集中的に行うものもあります。
この会議が最も重要な会議と言えますが、なかなかうまく行えている会社は少ないように思えます。詳細は次項で説明しますが、メンバー選出進行手順などが的確でないと、主張の強い人(主に上長)の独演になってしまったり、だらだらとレジメを読み合わせる実の無い会議になってしまいます。

(3)アイディア出しの会議は、まだアイディア段階企画の初期において、一人だけで考えていたら考えが広がらない(拡散)状況の時に、具体的なテーマが決めないで、関係する人たち数人でフリーで討議し、アイディアや企画を膨らませる会議です。一般的にはブレインストーミングなどと言われる会議手法です。
このブレインストーミングは、とにかく参加者の意見を否定しないで、すべて受入れ、質より量を重要視して、たくさん出し合うことが重要です。ホワイトボードやポストイットなどに意見を書いていき、最後に似たような意見をまとめたり、内容によって分類したりして、結論を導きます。
実は、この手のブレスト会議に、私も時々参加しますが、やはり一人の意見に引きずられて、残念ながら良い結論が導き出せるところまで行きついた経験がありません。
特にメンバーの人選は大事です。極力、組織的に上下関係がないことや部門が違うなどで実施すると成功しやすいのではと感じます。(成功経験がないので伝えづらいですが。。。)

(4)コーチング会議は、上長が部門のメンバーに対して目標や戦略を展開する時に実施する会議です。進行の仕方は、上長から展開する内容を説明したのち、メンバーが質疑を求めるような形で進めていきます。これはわかりやすいですし、しばしば行われる会議ですね。
大事なのは、必ず質疑の時間を取って、メンバー全員が腑に落ちていることが重要です。会議が終わったとたん同僚と会議の内容批判をするようでは全く意味がありません。
聞いたメンバーたちも、会議室を出たら同意を意味します。何か意見があれば必ず会議室で発言するように心掛けて下さい。

(5)意思決定会議は、何かプロジェクトや投資案件などについて承認をもらうための会議です。これは先ほどのコーチング会議とは逆で、承認をもらう側が資料をまとめて上長や上席に承認をもらうことが目的になります。
ポイントは承認をもらう側シンプルでロジカルな資料を作成することです。A4 1枚から2枚で審議する内容をわかりやすくロジカルに記載し、説明することです。
また、事前のネゴも重要です。承認者以外の参加者と事前に承認内容の同意をとり、会議をスムーズに進める下準備が必要です。

こうやって5種類に会議を分類するとそれぞれの会議の目的重要ポイントが整理されるのではないでしょうか?社内の会議を効率的に行っていくためには、この5つの会議の中で(1)情報共有会議の数を減らし(2)課題解決会議を短く、頻繁にやることです。これを進めることで全体の会議時間を大幅に削減することができ、会議の効果も飛躍的に向上すると思います。

会議の進行手順とは

さて、実際に会議の進め方について、5つの会議の中で、最も重要な課題解決(発見)会議を軸にポイントを説明します。

1)会議の目的(GOAL)の明確化
本来であれば指摘するようなことではないのですが、意外と目的(GOAL)が不明な会議が多いです。特に定期的に実施している会議などは、会議を始めたころのメンバーがほとんど変わってしまっていて、司会者も参加者も、ただ惰性で続けているような会議も時々見かけます。
短期のものでも、定例的なものでも『その会議の目的(GOAL)』を参加者で共有して進めることは大前提です。目的と目標については下記の投稿『実効性のある目標設定【第54回】』でも詳しく書いていますので余裕があったら、こちらも見てみて下さい。

実行性のある目標設定【第54回】
みなさん、こんにちは。3月もいよいよ終わり、新しい期を迎える企業も多いのではないでしょうか?期初といえば、その年の目標を立てる時期。経営企画室や部門長などから目標が展開されてくるころですね。今回はこの目標を設定する時に重要なことについて書...

2)時間の明示
ダラダラと進む会議ほど効果のないものはありません。司会者と発表者以外は内職をはじめてしまったりする会議は早急に参加メンバーとやり方を見直しをしなければなりません。
効率的に会議をする方法は、徹底的に時間にこだわっていくことです。

①5分前集合、発表資料の事前確認
②アジェンダに発表時間割を記載(事前に発表者に確認)
③タイムキーパー役を設置(5分前告知、5分超えは打切り)
④終了時間の厳守

以上の4項目を徹底的に厳しくやることです。発表する側は当然ですが、参加する側も事前の資料の読み込み質問事項などの準備をして、会議開始とともに課題に対する討議を始めることができるようにしなければなりません。
緊張感のない会議は、ほとんどが効果を感じない会議です。(まぁ、内職さえしていなければ情報共有ぐらいにはなっているとは思いますが。。。)資料の配布で代用できないのか、人数は絞れないのか、などいった改善を即進めて下さい。

3)結論の確認(アクションプランの明確化)
最後は、その会議の結論とアクションプランをしっかりと明確にすることです。
会議がダラダラと延びて、上長が『あっ、僕次の会議あるから、またどっかで時間取ってやろう』と離席してしまうなんてことはないですか?
結局、翌月まで結論を出さないまま、次の会議のアジェンダに入っているというループは防がなければなりません。
会議の最後5分は、会議で決定した結論(アクションプラン)についての確認することが重要です。

①What(何を)・・・決定した結論(対策)
②Who(誰が)・・・それを実行するのは誰なのか?
③When(いつ)・・・それはいつまでに実施するのか?

この決定した結論(アクションプラン)を明確にして終えなければなりません。

会議の注意点とは

ここまでで、効率的な会議の進め方について概ね説明してきましたが、最後に個々の注意点について簡単にお話しておきたいと思います。

1)参加者・・・人数、メンバー
会議の参加者は多くても5~6人が効果的です。会議の中で一回も発言しない人は、少なくても課題解決会議では必要がない人です。

2)前準備・・・アジェンダや発表資料の事前送付
可能な限り、会議は討議に時間が使われなければなりません。会議の進行を記載したアジェンダや、報告目的の発表資料などは事前に送付し、参加者に目を通しておいてもらうことが必要です。また、アジェンダには必ず時間割を記載することも忘れないようにして下さい。

3)資料の簡略化
会議の資料はWordで1枚から2枚です。よくパワーポイントを使う方も多いですが、プレゼンテーションではないので、参加者がサッと目を通しただけで内容が確認できるWordがベストです。パワーポイントを使うとページ数が多くなり、また内容も箇条書きが多いので、読んでいる人に正しく伝わらないことが多いです。
また、細かい話ですがリモートを使う時は極力PDF化しておくことをお勧めします。(特にExcelではSheetを移動したりすると、かなりの確率で固まります)

4)参加者の尊重
会議は討議の場です。お互いの意見を尊重することが重要です。尊重とは『相手の言葉を遮らない』『批判をする時は代替案を出す』『会議室を出てから意見(不満)を言わない』の3点です。それぞれが、この3つだけを守るだけで会議は非常に前向きなものに変わります。

5)議事録の作成
会議に議事録は不可欠です。前述した通り、『何を』『誰が』『いつまでに』を記載し、会議の最後に、参加者で共有して、初めて会議が終了します。また次回の会議日についてはその場で決めましょう課題解決会議の場合は、間を空けても1週間後です。月次というのは、このスピード社会の中ではとても悠長に感じます。

企業において会議は絶対に必要です。最近はTeamszoomなどリモート会議の環境も整ってきました。それだけに効果のある会議をしなければ貴重な経営資源を失うことになってしまいます。
目的をしっかりと明示しながら、全員が参加して討議し、メンバー全員が納得した結論を出す会議、非常に理想論ですが、1つでもこのような会議を進めていると、参加しているメンバーも少しずつ習うようになり、気がつくと組織全体が緊張感を持った効果的な会議ができるようになります。まずは、自分から心掛けて、会社の会議を変えていって下さい。
では今回はここまでです。ごきげんよう!

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