効果的なプレゼンテーション実践【第50回】

教室プレゼンテーション

11月からブログを始め、ついに50回目の投稿となりました。いろいろな方からご意見やご質問をもらい、また時々高評価を頂き、本当に感謝です。今後もBtoB系製造メーカーの目線で、役に立ちそうな情報を、よりリアルにわかりやすく伝えていきたいと思います。
さて、プレゼンテーションも私のブログでは、アカウントマネジメントと並んでご質問の多いコンテンツです。今回は実際にプレゼンテーションやセミナーを実行する上での注意点や効果的な方法を教えて欲しい、との問い合わせが結構ありましたので、今回は具体的なプレゼンの実行に関するポイントを説明をさせて頂きたいと思います。

セミナー型プレゼンテーションの実践方法

『結論と根拠』を明確に

今回は、セミナーなどのように大きな会場で複数の人に伝えることを目的としたプレゼンテーションを仮定して説明していきます。製品販売時に実施をするような、購買者に対する販売プレゼンテーションを考えている方は、プレゼンそのものの目的訴求点がやや違ってきますので一部参考程度で読んでください。こちらを希望する方は以前の記事が結構参考になると思います。

プレゼン資料資料を作るポイント(1)【第21回】
結構、BtoB系製造メーカーの事業やビジネスの全体を掴むための投稿を続けてきましたが、実際の実務的なことも今後、発信していきたいと思います。ちょっと前から始めた 私の失敗~失敗から学ぶ営業も、私的には非常に息抜きで投稿したものなのですが、...

セミナー型のプレゼンテーションは時間も比較的長く、オーディエンスの興味や指向もさまざまな状態で実施しなければならないので、あまり得意でないという人も多いのではないでしょうか?

プレゼンテーション最も大事なことって何でしょうか?資料、話し方、ジェスチャーなど、いろいろな要素があると思いますが、一番重要なのは結論と根拠が示されていることです。
例えば、自社の新製品であるロボットをプレゼンテーションする時に

結論⇒『これからの生産工場には自動化が絶対に必要です』
根拠⇒『なぜなら労働人口が2050年には1/3になるからです』

このなぜなら『根拠』ですね。この結論と根拠のところをロジカルシンキング的に詰めていくと帰納法やら演繹法、因果関係などの理論に繋がっていくのですが、今回はよりわかりやすくを突き詰めていますので、『結論と根拠(なぜなら)』を一番最初に考えて下さい。
10分のプレゼンテーションでも1時間のプレゼンテーションでも この結論と根拠 がしっかりしていないと聞いてる人はどんどんあなたのプレゼンテーションから離れていきます。
また、結論と根拠プレゼンテーションの前半(導入時点で話の内容を理解させる)で説明することで聞いている人が、この結論と根拠意識して聞くようになります。すると聞いて理解しようとする姿勢が高まり、途中で離脱しなくなります。また、聞いている人に最終的に納得させる意味でも、プレゼンの最後にも必ず入れるようにしましょう。
またプレゼンテーションを通してキーワードを決めて意識的に、効果的に使いましょう。キーワードは基本的に結論の中から選びます。先ほどの例で言えば『自動化』ですね。

ちなみに1時間のぐらいのプレゼンテーションの依頼を受けた時も、最初は10分ぐらいのプレゼンテーションを作ってみて下さい。10分と限定すると本当に言いたいことを凝縮するので、ムダのない構成を作れるようになります。
前述の新製品のロボットをプレゼンすることで例えれば以下の通りです。

自動化(キーワード)はこれから絶対必要です。(結論1回目)
なぜなら今後、日本では労働人口が急激に減るからです。(根拠1)
熟練工が減っている問題もあります。(根拠2)
社会的には働き方改革にも対応する必要も出てきます。(根拠3)
こういった事例からも誰でも簡単にできる装置(キーワードの置換)が必要なのです。(結論2回目)
弊社のロボットは従来6人の熟練工が必要だった仕事が女性1人で可能です。
つまり誰でも簡単にできるのです。
なので弊社の製品を購入すれば自動化(キーワード)が達成できます。(結論3回目)

最近では思考の体系チャートを簡単に作成できるマインドマップ作成ツールなどもありますので、このようなアプリケーションを使って論理構造がしっかりしているのか確認するのも良いかと思います。ちなみに私は裏紙に鉛筆を基本としています。

XMind のマッピングソフトウェア

ここまでできたら、あとは時間配分とそれぞれの根拠や結論に対して裏づけるデータを付け加えていくだけです。だいたい慣れてきている人だと1スライド5分初心者でも1スライド3分ぐらいなので、1時間のプレゼンテーションであれば熟練者は12枚、初心者で20枚ぐらいが目安になります。

プレゼンテーション資料

ここからは具体的なプレゼンテーションの進め方についてです。ここでは映し出す資料(スライド)についての注意点です。代表的なプレゼンテーションツール・パワーポイントを例にして説明します。最近では非常にアクティブでダイナミックな動きをするPreziなどもありますので、いろいろ試してみるのもいいですね。(練習しましたがセンスがなくてイマイチ使い切れていない。。。)

1)ワンスライドワンメッセージ
鉄則です。スライドに情報を盛り込み過ぎないことです。1枚のスライドに1枚のメッセージを入れるのはプレゼンテーションの鉄則です。

2)見やすいこと、伝わりやすいこと
文字は最小限で使用時は大きな文字で(28pt以上推奨)
ほぼ、スライドの作りこみはこの項目だけ注意してくれれば、あとは大きな問題ではありません。つまらないプレゼンテーション小さな文字がスライド一杯に書かれ、プレゼンテーションそのものも、その文字を一字一句読むだけというものです。当然、オーディエンスは資料を先読みしてしまいますので、読み終わるのを待つ形になります。これなら資料を配布するだけで十分ですよね。
でもこのタイプ結構多いです。最後は時間が足りなくなってスライドを飛ばしていくような感じになります。このスライド飛ばしや『時間が無くなってしまったので。。。』というセリフなどは、オーディエンスに対して雑な印象を残してしまいます。

②カラーは3色まで
スライドの色があまりにもカラフルだとオーディエンスにとってスライドに集中できなくなります。基本的に本文は1色で統一し、重要な部分、補足説明などで別の色をアクセント的に使用する程度に留めたいです。ちなみに私はブログ中の図表でも良く使用していますが、文字もイラストも『しっとりとしたブルー』1色です。(R79/G129/B189)※これは賛否両論です。。。

③アニメーションはほどほどに
パワーポイントは画像効果が設定できますが、多用すると落ち着きのないものになります。良くあるケースは、1行1行すべてワイプして出てくるようなプレゼンテーションなどが見られますが、アニメーションは強調したい部分にだけ使用する、よほどのことがない限り1スライド1つか2つが良いと思います。またアニメーションを活用するとデータもかなり重くなります。

態度・姿勢

プレゼンテーションの態度姿勢というとスティーブジョブスやTEDに出てくるようなカッコの良いプレゼンターを思い浮かべると思います。テレビの画面で見るようなプレゼンテーションを実際に実行するのは、相当な経験と自信がなければ難しいですが、一般の人でもプレゼンテーションで心掛けなければいけない点はいくつかあります。

1)目線
目線を現行とスクリーンしか見ない人、結構います。プレゼンテーションはオーディエンスとのコミュニケーションですから、目線はオーディエンスです。会場全体を見渡し、全ての場所に目線が行くように話をするようにしましょう。

2)口癖
『えー』『ちょっと』『あのー』などのヒゲ言葉は聞いているオーディエンスにとって結構気になるものです。せっかく良いプレゼンテーションをしても口癖が気になって内容が入ってこない、なんてこともあります。また、『いずれにしましても』、『何が言いたいかって言いますと』などまとめに入る言葉も1回であれば非常に効果的ですが、何べんも使うと『どこがポイントなの?』と聞いている人に疑問を与えてしまいます。こういった口癖は無意識のうちに出ています。事前練習などの時に録音したりすると良くわかるので、すっきりとした発言に心掛けましょう。

3)姿勢(ジェスチャー
プレゼンテーションの時の姿勢は、お客様とお話をする時と同様、不快感を与えない落ち着きのある姿勢が重要です。猫背になったり、身体を揺らしたりすることなく、基本、背筋を伸ばして直立で行うようにすべきです。有名なプレゼンテーターのように歩きながらステージいっぱいに動いてのプレゼンテーションも良いですが、まずは手を使った簡単なジェスチャーは入れた方が伝わりやすいと思います。

その他

最後に忘れてはいけないのは事前練習(レビュー)です。この事前練習は一人ではなく必ず同僚、上司などの前で本番と同様で進めるようにして下さい。スライド、話の展開などで繋がりが悪いところや、伝わりづらいところなどが修正できます。またスライドの誤字脱字やアニメーションの不具合なども結構レビューの時に見つかります。前述のように録音をすれば口癖なども事前にキャッチできますし、時間配分も事前に確認ができます。
また私は時々、アシスタントの女性などにも聞いてもらいます。内容にそれほど詳しい人ではない人に、どれだけ伝えられるかというのはプレゼンテーションの試金石になります。

販促資料作成に困ったら【第15回】
今回はプレゼンテーション。お客様からプレゼンテーションに依頼を受けたり、何かの商品販売のプレゼンテーションを作らなければならない時に、慣れてない人はちょっとひるみますよね。結局、過去に作成したいろんな資料をくっつけ、削って、なにとか作成し...

さて、いかがでしたでしょうか?私もセミナーやプレゼンテーションは500人規模のものから10人ぐらいのものまで年間20回程度行っていますが、なかなか満足のいったプレゼンには行きつきません。
今は『いかに少ない枚数のスライドと言葉でお客様を魅了できるのか』をテーマにしているのですが、結局、我慢できているのは最初の5分で、我に返ると怒涛のしゃべりプレゼンになってしまいます。プレゼンテーションは経験と準備です。是非、自分が目標とするプレゼンテーターを描いて、一流を目指してみて下さい。今回はここまでです。ごきげんよう!

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