プレゼン資料をつくるポイント(2)【第22回】

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プレゼンテーションプレゼンテーション

プレゼン資料をつくるポイントの2回目、前回の続きを投稿します。前回は主にお客様の販促用に使われるプレゼンテーション資料について説明をしました。お客様用の販促のプレゼンテーションは『最初の2枚』が勝負でしたね。特に対面でないデジタルマーケティングにおけるリンククリック後の1枚目は製品販売に最も大きな影響を与える1枚であり、必ずお客様の課題解決の要素がないといけません。前回の記事でも通販番組やyoutube広告の事例を挙げて説明させて頂きました。さて、今回は残りの2つ、インナープロモーション、つまり社内の販売員向けの教育用プレゼンテーションとセミナーなど大人数の前で行うプレゼンテーションの資料作成のポイントをお話したいと思います。

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プレゼンテーションとは(続き)

インターナルプロモーション(社内販売員教育)のポイント

インターナルプロモーション(社内販売員教育用)にプレゼン資料を作る際は2つ角度から作成しないければなりません。

1)製品の技術情報(コンセプト、スペック、既存商品との比較、競合比較など)
2)販促用プレゼン資料の使用方法(説明の仕方、応酬話法術など)

1つ目は当然、販売する製品の知識を教育することが目的プレゼンテーション、そしてもう一つは、前回説明したお客様への販促用プレゼン資料の解説集です。後者はプレゼンというよりは解説集といった感じですね。パワーポイントであればMicrosoft wordにスライドのプレビューと説明文を自動で書き出し機能がありますので、これを使用すると手間なく解説書が作成できます。

□Powerpointのファイル→エキスポート→配布資料の作成

の順で進めば、いくつかの出力パターンが選択できますので、『スライド横のノート』か『スライド横の空白行』あたりを選ぶと使いやすい解説書が作れると思います。
または実際のパワーポイントのノートの部分(実際のスライドの下側)を使って解説文を書き込めば1つのファイルで完結できるので良いかもしれません。ただ、このノート部分は、プレゼンテーションで実際に話すセリフに使う人もいるので、どちらでも販売側が使いやすい方法で実施するのが良いと思います。

この資料については完全に技術資料になります。販売する製品のコンセプトSTP(販売先)、4P(販売方法)など、その製品に関する知識を販売員に身につけさせることが目的になります。また、製品スペック、既存商品との比較表や、競合比較などを作りこみます。グローバル企業の場合は、英語と中文も作成しなければいけませんね。
また、最近ではこのようなインターナルプロモーション動画コンテンツで作成するケースも多いです。特に製品仕様などを解説する際は、写真ではわかりづらい点も多く、また動画は言語対応の説明不足分を補ってくれる働きもあります。また動画コンテンツは編集次第で、ユーザーに使用することも可能となり、ランディングページYoutubeのリンク先にも活用できます。

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セミナーでのプレゼンテーション

最後に、不特定多数に使用するプレゼンテーション資料です。これが一番プレゼンテーションという言葉にマッチングしているのではないでしょうか?セミナーなどの時のプレゼンテーション資料はかなり個人差が出ますが、お話がうまい人ほど、ページ数文字数も少ないですね。実は、これは非常に重要です。

1)文字数が少ないと
・聴衆はスライドでは情報がとれないので、自然と講師に目が向く
・スライドを読まないので自然な言葉で伝えられる

2)ページ数が少ないと
・時間の配分がとりやすい、時間切れにならない
・作成するのが楽!?レジメの印刷も安く済む

これは私の経験ですが、スライドにほとんど文字が無いと視線が必ず前を向きます。そうすると講師側のペースでプレゼンテーションが進められるようになり、また身振り手振りといったジェスチャーもうまく活用できます。私はこの視線で、かなりアドレナリンが出て自分のペースに持ち込めます。(視線が下を向きだした時はお休みタイムなので注意ですね)また、当然話術などスキルが必要となりますが、頭に入っていることをしゃべっていくので自然な言葉遣いになり、聞いている人の頭に入りやすくなります。
またページ数も少ないと、ペース配分がとりやすくなります。ちょっと押していれば、そのスライドで話をするトピックを1つ削ればいいのですが、ページがあるとどうしてもそれについて話をしなければならなく、ほとんど説明しないでスライドを送るようなことをすると聴衆に嫌な印象が残ってしまします。『ちょっと時間が押してきたのでこの辺は飛ばします』なんて言われると、良い内容でも雑さがぬぐい切れませんね。
そのスライドでどんなトピックについて話をするのか箇条書きにしておいて、なるべく少ないスライド数で実施すべきです。もちろん、作成時間もレジメの印刷費も安く済みます。

具体的なパワーポイントのスライド作成テクニックについては、またどこかで投稿したいのですが(これはブログでは厳しくてyoutubeでもあればやりたいですね)1つだけ、アニメーションはほどほどにですね。もう文章が出てくるたびに右から、左から文字が飛んでくるプレゼンテーションは聴衆は本当につらいです。アニメーションを使う際は最小限にとどめ、使う時は最低『タイミングの継続時間は1秒以上』『フェードを使用』は守った方が、聴衆が気持ちよく聞けると思います。私の会社でも、部長クラスの会議で『回りながらタイトルが出る』資料を使った方がいらっしゃいました。本当に失笑でした。。。

セミナー用のプレゼン資料の構成は、とにかく起承転結です。最初はすごく興味を惹いたのだが、最終的に何が伝えたかったのかわからないプレゼンテーションって結構多いですね。最初に全体を構成する時にマインドマップツールを使って全体の構成を決めてから、少なくても『起』と『結』は決めて作成に入るといいでしょう。そこを常に意識していれば、途中で若干脱線してもプレゼンテーションそのものの骨格は維持できます。

先ほどページは少なければ少ないほど良い、と言いましたが当然、慣れてない人はそれなりにページを送りながら説明したいものです。当然、私もまだまだページが多いです。ページ数の目安は1ページ5分です。つまり1時間のセミナーをやる時は12枚です。よほど舞い上がって早口で進めない限り、この1ページ5分はかなり精度の高い数字です。(根拠はないのですが、ほとんどの人が5分の法則を言います)

最後にレジメですが、私は会社が主催するセミナーなので自社サイトへのリード収集を狙って、ダウンロードサイトに誘導し配布しています。でも実はこれも、印刷がすごい楽なんですよ。300人のセミナーのレジメなんて6UPで印刷しても相当な時間が掛かります。
最近はウェビナーなども流行りですが、会場代、印刷代、飲料代を含めて相当なコストダウンで進められますよね。では、2回に渡って解説してきましたプレゼン資料をつくるポイント、いかがでしたでしょうか?今後もこの辺のテーマは思いついたら投稿したいと思います。では次回まで、ごきげんよう!